AI op de werkvloer: hoe zet je kunstmatige intelligentie veilig en slim in?

Waarom verantwoord gebruik van AI belangrijk is

AI-tools kunnen veel werk uit handen nemen. Maar als je ze onzorgvuldig gebruikt, kunnen er fouten ontstaan. Bijvoorbeeld als je vertrouwelijke informatie invoert of als medewerkers de uitkomsten van AI blind overnemen.
Zonder goede afspraken loop je risico op:

• Datalekken of schending van de privacywet (AVG)
• Onbetrouwbare informatie of verkeerde beslissingen
• Onzekerheid bij medewerkers over wat wel en niet mag

Waarvoor kun je AI gebruiken in je organisatie?

AI-tools zijn er in allerlei vormen. Enkele voorbeelden:

• ChatGPT: helpt bij teksten schrijven, ideeën verzamelen of vragen beantwoorden
• Microsoft Copilot: maakt automatisch notities, e-mails of samenvattingen in Office-programma’s
• Grammarly AI: verbetert zakelijke communicatie in het Engels
• Notion AI: ondersteunt bij het maken van planningen en rapporten
• Otter.ai of Fireflies.ai: maken notulen van online vergaderingen

Let op: gebruik deze tools alleen voor algemene informatie, tenzij je werkt met een beveiligde, zakelijke versie.

Vijf tips voor veilig AI-gebruik

1. Maak duidelijke afspraken
   Zet op papier welke AI-tools wel en niet gebruikt mogen worden, en waarvoor.
2. Geef uitleg aan je team
   Zorg dat iedereen weet wat AI kan – en wat niet. Laat zien wanneer controle nodig is.
3. Gebruik veilige zakelijke versies
   Veel AI-tools bieden betaalde abonnementen met betere bescherming van gegevens.
4. Geen persoonsgegevens zonder toestemming
   Vermijd het invoeren van namen, klantdata of andere gevoelige informatie in openbare AI-tools.
5. Controleer altijd de output
   AI is slim, maar niet perfect. Laat medewerkers altijd checken of de uitkomst klopt en gepast is.

Wat zegt de AVG over AI?

De AVG is de Europese wet over privacy. Ook AI-gebruik valt hieronder. Je moet dus:

• Alleen gegevens invoeren waarvoor je toestemming of een wettelijke basis hebt
• Controleren of de tool voldoet aan de Europese privacyregels
• Mogelijk een verwerkersovereenkomst afsluiten met de leverancier
• Gebruik je AI in HR, marketing of klantcontact? Dan is een AVG-check extra belangrijk.

Wat doet HRnexus voor jou?

HRnexus brengt je in contact met HR-dienstverleners die ervaring hebben met AI, AVG en veilig werken. Zij kunnen je helpen bij:

• Opstellen van AI-richtlijnen
• Training van medewerkers en leidinggevenden
• Controle van je beleid op privacy en veiligheid
• Begeleiding bij het kiezen van betrouwbare tools

Slim gebruik begint met duidelijke keuzes

AI kan je organisatie helpen om efficiënter en slimmer te werken. Maar dat lukt alleen als je medewerkers weet geeft, vertrouwen biedt én goede afspraken maakt. Met de juiste begeleiding zorg je dat technologie je helpt – zonder risico’s.